Organizar una boda puede empezar siendo algo muy bonito y acabar con veinte notas en el móvil, tres conversaciones distintas sobre las mesas y el teléfono del restaurante perdido justo cuando hace falta. Por eso he preparado una checklist de boda para imprimir que también sirve perfectamente para una mini boda.
No es una lista eterna con cien cosas que quizá ni necesites. La idea es mucho más sencilla: tener en dos páginas lo importante, con casillas para marcar y espacio para apuntar teléfonos, horarios y datos de proveedores. La puedes imprimir, dejarla a mano y usarla durante los preparativos.
Antes de empezar: fecha, invitados y presupuesto
Hay tres datos que condicionan casi todo lo demás: la fecha, el número aproximado de invitados y el presupuesto que queréis dedicar a la boda. No tienen que estar cerrados al céntimo desde el primer día, pero sí conviene tener una referencia.
En la checklist podéis apuntar la fecha, los invitados previstos, los confirmados y un presupuesto aproximado. Parece básico, pero ayuda mucho cuando empiezan a aparecer restaurantes, menús, flores, música y demás decisiones.
Ceremonia: todo junto y fácil de encontrar
Para la ceremonia he preferido poner cada cosa junto a sus datos. Si marcas que el lugar está reservado, justo debajo tienes espacio para escribir el nombre, la dirección, el contacto, el teléfono y la hora. Lo mismo ocurre con los testigos, la música o las restricciones del lugar.
Así no tienes una lista de tareas por un lado y los teléfonos en otra página. Cuando necesitas un dato, está justo donde esperas encontrarlo.
Celebración: restaurante, menú, invitados y mesas
La celebración suele ser la parte donde más información se acumula. Restaurante o finca, menú, número final de invitados, alergias, mesas, DJ, catering y horarios. En el PDF todo eso está dentro del mismo bloque.
Por ejemplo, después de marcar restaurante o finca reservado, puedes apuntar inmediatamente:
- nombre del restaurante o finca;
- persona de contacto;
- teléfono;
- dirección.
Después vienen el menú, los invitados y las mesas. No he incluido una plantilla para escribir el nombre de cada invitado porque eso convertiría una checklist rápida en una pequeña contabilidad nacional. Aquí basta con saber cuántas personas vienen, cuántas mesas hay y si todavía queda alguien por colocar.
DJ y música: mejor dejar también las canciones apuntadas
Si vais a tener DJ o música durante la celebración, merece la pena guardar su teléfono junto a esa tarea. También he dejado espacio para apuntar la canción de entrada a la celebración y alguna canción para el baile o un momento especial.
No hace falta preparar una lista de doscientas canciones. Con dejar claro lo importante ya evitáis muchas decisiones de última hora.
Peluquería, maquillaje y flores
Otra parte que suele terminar repartida entre WhatsApp, correos y notas es la preparación personal. Por eso la segunda página reúne peluquería, maquillaje y floristería con sus teléfonos y horarios.
Si el ramo hay que recogerlo o lo llevan a un sitio concreto, también hay espacio para apuntarlo. Son detalles pequeños hasta que llega ese día y nadie recuerda quién tenía que llevar qué.
Fotografía y recuerdos importantes
En esta parte no he querido poner una lista absurda de fotografías obligatorias. Cada boda es distinta. Lo que sí creo que ayuda es apuntar las personas que no queréis dejar fuera: padres, hermanos, abuelos, hijos o alguien especialmente importante para vosotros.
También podéis anotar si habrá alguna sorpresa o un momento que convenga conocer de antemano. Eso permite que todo sea mucho más sencillo cuando llegue el día.
Si todavía estáis mirando opciones para las fotos, podéis ver aquí mis mini bodas en Zaragoza y también los reportajes de boda y precios.
Transporte y alojamiento
Si tenéis hotel, autobús, taxi o algún desplazamiento organizado, la checklist deja sitio para guardar esos datos juntos. También incluye una casilla para comprobar aparcamiento y accesos. Es una de esas cosas que nadie considera apasionante hasta que media familia está dando vueltas alrededor del lugar de la ceremonia.
La última semana: solo comprobar, no volver a organizarlo todo
La última semana debería servir para confirmar, no para empezar de nuevo. Por eso esta parte es una lista muy rápida:
- confirmar invitados finales;
- confirmar restaurante o finca;
- confirmar ceremonia;
- confirmar fotografía y vídeo;
- confirmar DJ y flores;
- revisar el tiempo y el plan B;
- preparar documentación, anillos y pagos pendientes.
También he incluido un espacio para apuntar a una persona de confianza que pueda resolver algún imprevisto. Ese día es bastante mejor que los novios no tengan que responder cada llamada preguntando dónde se aparca.
Descarga gratis la checklist de boda
Son 2 páginas A4, pensadas para imprimir y rellenar con bolígrafo. También puedes completar los campos desde el ordenador antes de imprimirla.
Descargar checklist de boda en PDF
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¿Y si estáis preparando una mini boda?
La misma checklist sirve para una boda pequeña. Simplemente podéis ignorar lo que no necesitéis. Si no hay DJ, catering independiente o alojamiento, esa parte se queda en blanco y listo. La ventaja de una mini boda es precisamente poder simplificar.
En una celebración con pocos invitados suele ser más fácil organizar los tiempos, reservar un restaurante pequeño, hacer unas cuantas fotos con la familia y disfrutar sin convertir el día en una carrera. En esta guía sobre mini bodas en Zaragoza explico algunas ideas para plantearlo con calma.
Si necesitas ayuda con las fotos de vuestra boda
Si estáis preparando una boda o mini boda en Zaragoza y queréis preguntarme cualquier cosa sobre el reportaje, podéis escribirme por WhatsApp desde el botón de la web o entrar en contacto. Podéis contarme qué tenéis pensado, cuántas horas necesitáis y cómo será la celebración, y os digo qué opción encaja mejor.
Y si todavía estáis en plena organización, guardad el PDF, imprimidlo y dejadlo cerca. La gracia de una checklist es precisamente no tener que acordarse de todo.
